Slik lykkes du med outsourcing

Outsourcing fungerer ikke!, sier mange. Jo, det gjør det – om det gjøres på den riktige måten. Her er 4 tips.

I Brainify er vi stolt av å jobbe på tvers av verdensdeler. Vi lykkes med «outsourcingen vår», med at vi har utviklere i Bangladesh, noe ikke alle andre kan si at de gjør. Hva kan du lære av Brainify, dersom du også vil lykkes med ditt team av utviklere i et lavkostland?

Per i dag består konsulentstaben i Brainify av åtte konsulenter. Noen jobber fulltid, noen i mindre stillinger og noen jobber fra prosjekt til prosjekt. To av konsulentene sitter i Dhaka i Bangladesh, tre i Oslo og tre på Bjørkelangen. Andre dager jobber noen av oss hjemmefra, innimellom på reise i Ukraina, Italia, Spania eller sørøstasia.

Våre konsulenter snakker ulike språk. To har bengali som morsmål, en russisk, en italiensk, en spansk og tre norsk. Sammen snakker vi engelsk, både på våre daglige videomorgenmøter og når vi chatter på Slack. Så snakker de fleste av oss norsk med kundene våre (mens utviklerne i Bangladesh enn så lenge kun sier ‘ha det bra’ og ‘tusen takk’).

Tips 1:
Sørg for en flat struktur

I et hierarki opplever jeg at «utviklerne i lavkostlandet» ofte kan havne nederst. Å være den som er nederst på rangstigen gjør noe med arbeidsinnsatsen, innstillingen og bidraget til en utvikler, eller en designer for den del. 

At vi i Brainify sitter ulike steder også i Norge og at ikke alle har norsk som morsmål gjør det enklere å holde alle «på samme nivå» i Brainify. Ingen føler seg over eller under hverandre i «hierarkiet». Alle lyttes til og alle har sin rolle.

I Brainify er seniorutvikler Beroza i Bangladesh for tiden utviklingslederen vår. Han lærer oss andre gode rutiner, skriver rapporter og veileder utvikleren i Norge når det er nødvendig.

Det er ikke et mål å ha ledere i lavkostlandet, men det bør heller ikke være en selvfølge å ikke ha det.

Sørg for at dine kolleger i India, Ukraina, Thailand eller Bangladesh faktisk blir kolleger, og ikke underordnede nikkedukker. Inkludér dem.

Og for oss som er ledere: Vær en leder, da, og ikke en sjef …

Tips 2:
La alle kjenne spillereglene   

Har du ikke-norske kolleger er ikke alle norske selvfølgeligheter lenger en selvfølge.
I vårt tilfelle opplevde jeg at det for en bengal ikke er en selvfølge å si «jeg er ikke sikker på om det er den beste løsningen». Det tok likevel ikke lang tid fra utvikleren i Dhaka begynte å jobbe med meg til han oppfattet at jeg satt stor pris på ærlige tilbakemeldinger og «rettet på meg» når jeg sendte over et design som han skulle utvikle. Da var jeg rask med å gi han positiv tilbakemelding på at det var akkurat slik respons jeg ønsket meg.

Utviklerne våre bør også være trygge nok på oss som kolleger til å for eksempel si fra at de ønsker å bli inkludert tidligere i prosjekter … På akkurat samme måte som mine norske utviklingskolleger gir meg tilbakemelding om, dersom jeg hadde leverer et «ferdig tenkt design» til en seniorutvikler, når vi ønsker å jobbe smidig.

Mine utenlandske utviklere har også lært ganske fort at de, som mine norske kolleger, får ærlige tilbakemeldinger fra meg – og at de ofte kan se på ansiktsuttrykket mitt om jeg er fornøyd eller ikke med innsatsen.

Når vi får nye konsulenter i Brainify får de en introduksjon til hvordan vi ønsker å jobbe sammen, selv om den nye konsulenten sitter i Dhaka, på Gjerdrum eller i Oslo. Vi ønsker oss ikke nikkedukker eller personer som ikke klarer å tenke selv, uansett hvem de er. Og; en utvikler i Bangladesh har like gode evner til å tilpasse seg disse spillereglene som en erkenorsk konsulenter midt på Stortorvet. De må bare vite om dem.

Tips 3:
Elsk videokonferansene dine

Å ha et team som ikke kjenner hverandre fungerer dårlig. Det er en grunn til at norske bedrifter bruker milliarder på teambuilding i året.

Sitter man 15 flytimer unna hverandre er det dermed vanskelig å sørge for at teamet treffer hverandre jevnlig. Derfor er det livsviktig for oss i Brainify å treffes og snakkes så ofte som mulig.

De fleste av oss møtes hver dag på videokonferanse. Når vi da sitter minst tre (ofte flere) ulike steder gjør dette punkt 1 bedre. Når utviklerne i Bangladesh slipper å bli de eneste som «ikke er sammen med resten» får vi ikke det ukloke skillet med «dem og oss». Da er vi alle i samme båt – på hvert vårt videokamera.

Det vil si:

La gjerne dine lokale medarbeidere jobbe hjemmefra dersom outsourcede ressurser i dag er de eneste som er med i videokonferansen «utenfra». Så er vi alle i samme situasjon, iallefall i ny og ne.

Jobb selvsagt også med video- og lydkvalitet på videokonferansene. Jo mindre av hakkebilde og -lyd, jo enklere glemmer man at vi ikke sitter i samme rom.

Tips 4:
La alle kjenne alle

Det tok 11 måneder fra jeg begynte å jobbe med utvikleren Beroza i Bangladesh til jeg møtte han første gang «i levende livet». På det tidspunktet kjente jeg han veldig godt. Det eneste jeg var overrasket over (og litt skuffa over) var at han var høyere enn meg. (Ja, litt forutinntatte tanker om asiatiske høyder.)

Alle i Brainify skal kjenne alle. Ofte gjør man slikt ved at kolleger går ut og tar en lønningspils eller spiller Shuffleboard på julebordet. I Brainify har vi denne nevnte 15-timers flyturen som et hinder. Flyturen står ikke i veien for å møtes for eksempel en gang i året. Det bør alle som har et outsourcet team gjøre. Møt hverandre fysisk! Men å møtes mer enn en gang i året kan bli dyrt.

Derfor prøver vi på våre morgenmøter å ta oss tid til innimellom å snakke om andre ting enn standard scrum-spørsmål som «hva jobber du med i dag?» og «hva jobbet du med i går?».

Mine kolleger i Oslo og mine kolleger i Bangladesh skal vite hva jeg liker å gjøre i helgene, hvor gamle barna mine er, hva jeg jobbet med før jeg startet Brainify, hvilke drømmer jeg har for fremtiden – i tillegg til å snakke fag.

Utviklerteamet ditt i Ukraina eller India vil garantert gjøre en bedre jobb, dersom de kjenner deg og du kjenner dem. De vil føle seg likeverdige med deg og føle seg sett av deg som leder og kollega.

Min erfaring er at de fire F’ene fra Relasjonskompetanse-teorien (Spurkeland, 2015) er noe som burde inkluderes i alle team. Kjenn dine ansattes faglige bakgrunn, deres familieliv, fritid, fortid og fremtid. Det er ikke så hokus-pokus, kun at man skal kjenne hverandre utover dag-til-dag-oppgavene på jobb.

Konklusjon

At jeg snakker bengali og har bodd i Bangladesh i åtte år i mitt liv gjør det selvsagt noe enklere å få et utviklerteam i Bangladesh til å fungere godt. Det er likevel ikke en større fordel enn du har som norsk i Norge. Og alle nordmenn får ikke uten videre norske team til å gjøre sitt beste.

De fordelene jeg har av min bengali er fordeler du kan tilegne deg ganske enkelt ved å snakke med og forstå den enkelte konsulenten. Det handler om å se den enkelte og forstå deres måte å jobbe på – uavhengig av kultur eller praktiske hindringer.

Å lykkes med outsourcing handler i bunn og grunn om å behandle utviklerne i lavkostland med respekt, for å si det litt bastant. Behandle dem slik du selv vil bli behandlet og involvér dem slik du vil bli involvert. Gjør du dette kan du doble utviklingen du får for samme prisen i Norge og samtidig skape trygge og gode arbeidsplasser både i Norge og utlandet.

Dhonobad. (Takk på bengali)

Følg gjerne Brainify sitt månedlige nyhetsbrev

Forfatter: Johannes

Grunnlegger og seniordesigner i Brainify, med 21 års erfaring som designer, konseptutvikler, prosjektleder, forretningutvikler og innholdsprodusent for kunder som Vårt Land, Redd Barna, Posten, Aker Solutions og Norad i tillegg til mange mindre bedrifter og frivillige organisasjoner.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s